Beratungsvertrag kündigen: Vorlage für Auftraggeber

Ein Beratungsvertrag kann aus unterschiedlichen Gründen enden: Das Projekt ist abgeschlossen, die Zusammenarbeit erfüllt die Erwartungen nicht oder der Beratungsbedarf besteht nicht mehr. Damit die Beendigung wirksam und nachvollziehbar erfolgt, sollten Auftraggeber den Vertrag, die vereinbarten Fristen und die gewählte Kündigungsart sorgfältig prüfen. Die passende Vorlage hilft dabei, alle wesentlichen Angaben in einem eindeutigen Kündigungsschreiben zusammenzuführen.

Ob eine ordentliche Kündigung genügt oder eine außerordentliche Kündigung in Betracht kommt, hängt vor allem vom Vertragsinhalt und vom Grund der Beendigung ab. Dieses Muster richtet sich an Auftraggeber und unterstützt Sie dabei, einen Beratungsvertrag schriftlich zu kündigen, den Zugang des Schreibens nachzuweisen und offene Punkte wie Vergütung, Arbeitsergebnisse, Unterlagen und Zugänge geordnet zu regeln.

Was bedeutet die Kündigung eines Beratungsvertrags?

Mit der Kündigung erklärt eine Vertragspartei einseitig, dass das Vertragsverhältnis zu einem bestimmten Zeitpunkt enden soll. Anders als ein Aufhebungsvertrag benötigt eine Kündigung grundsätzlich nicht die Zustimmung der anderen Seite. Sie muss dem Vertragspartner jedoch zugehen. Ab Zugang kann die Erklärung nicht ohne Weiteres einseitig zurückgenommen werden.

Beratungsverträge sind rechtlich häufig Dienstverträge. Der Berater schuldet dann regelmäßig die vereinbarte Beratungstätigkeit, nicht zwingend einen bestimmten wirtschaftlichen Erfolg. Das gilt beispielsweise für strategische Beratung, Organisationsberatung, IT-Beratung oder betriebswirtschaftliche Analysen. Ist hingegen ein konkret bestimmtes, abnahmefähiges Ergebnis geschuldet, kann im Einzelfall Werkvertragsrecht einschlägig sein. Die rechtliche Einordnung ergibt sich nicht aus der Überschrift des Vertrags, sondern aus den tatsächlich vereinbarten Pflichten.

Ordentliche und außerordentliche Kündigung

Die ordentliche Kündigung beendet den Vertrag unter Einhaltung der vertraglich vereinbarten oder gesetzlichen Kündigungsfrist. Sie ist der Regelfall, wenn kein schwerwiegender Anlass besteht und der Vertrag eine ordentliche Beendigung zulässt.

Eine außerordentliche Kündigung beendet das Vertragsverhältnis dagegen aus wichtigem Grund ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist. Sie ist nur bei erheblichen Umständen zulässig, wenn dem Kündigenden die Fortsetzung des Vertrags bis zum Ablauf einer Frist oder bis zur vereinbarten Beendigung nicht zugemutet werden kann. Typische denkbare Fälle sind schwere Pflichtverletzungen, beharrliche Nichterfüllung zentraler Pflichten oder ein gravierender Vertrauensverlust. Eine bloße Unzufriedenheit mit Beratungsergebnissen reicht dafür in der Regel nicht aus.

Rechtliche Grundlagen für die Kündigung

Für viele Beratungsverträge gelten die Vorschriften über Dienstverträge. § 620 BGB behandelt die Beendigung von Dienstverhältnissen; § 621 BGB enthält gesetzliche Kündigungsfristen für Dienstverhältnisse, die keine Vergütung nach Zeitabschnitten vorsehen. Für Dienstverhältnisse, die auf unbestimmte Zeit eingegangen wurden, kommt außerdem § 622 BGB nur in seinem jeweiligen Anwendungsbereich in Betracht; bei selbstständigen Beratern ist er typischerweise nicht die maßgebliche Norm. Deshalb hat die individuell vereinbarte Kündigungsklausel im Beratungsvertrag besondere Bedeutung.

Ein Dienstverhältnis kann, wenn die Dauer nicht bestimmt ist, nach Maßgabe der gesetzlichen oder vertraglich vereinbarten Kündigungsfristen gekündigt werden. Bei Vertrauensdiensten kann zudem eine besondere Kündigungsmöglichkeit bestehen.

§§ 620, 621, 627 BGB

Bei Diensten höherer Art, die aufgrund besonderen Vertrauens übertragen werden, kann § 627 BGB eine Kündigung ohne Einhaltung einer Frist ermöglichen. Ob diese Vorschrift anwendbar ist, hängt stark vom Einzelfall ab. Sie kann vertraglich unter bestimmten Voraussetzungen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein. Prüfen Sie daher vor einer Berufung auf § 627 BGB stets die Vereinbarung und die konkrete Art der Beratung. Den Gesetzestext zu den gesetzlichen Kündigungsfristen finden Sie bei § 621 BGB auf Gesetze im Internet.

Für eine Kündigung aus wichtigem Grund ist § 626 BGB die zentrale Vorschrift. Sie verlangt einen wichtigen Grund und sieht für die Erklärung grundsätzlich eine Frist von zwei Wochen vor, nachdem der Kündigungsberechtigte von den maßgeblichen Tatsachen Kenntnis erlangt hat. Die Norm ist in erster Linie für Dienstverhältnisse formuliert; ihre Anwendung und Reichweite bei einzelnen Beratungsverhältnissen muss anhand des Vertrags und der Umstände beurteilt werden.

Das Dienstverhältnis kann von jedem Vertragsteil aus wichtigem Grund ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist gekündigt werden, wenn Tatsachen vorliegen, aufgrund derer die Fortsetzung nicht zugemutet werden kann.

§ 626 Absatz 1 BGB

Ist die Beratung als Werkvertrag einzuordnen, können andere Regeln gelten. Bei einem nicht vollendeten Werk besteht für den Besteller nach § 648 BGB grundsätzlich ein Kündigungsrecht; Vergütungsfolgen sind dabei besonders sorgfältig zu prüfen. Den Wortlaut können Sie über § 648 BGB auf Gesetze im Internet nachlesen. Bei komplexen Projekten, hohen Vergütungen oder streitigen Leistungsständen ist eine individuelle rechtliche Prüfung sinnvoll.

Welche Angaben muss ein Kündigungsschreiben enthalten?

Das Gesetz verlangt für gewöhnliche Beratungsverträge nicht generell die Schriftform. Dennoch ist ein unterschriebenes Schreiben in Textform oder Schriftform aus Beweisgründen dringend zu empfehlen. Vorrang haben vertragliche Formvorgaben: Ist beispielsweise die Schriftform vereinbart, sollten Sie ein eigenhändig unterschriebenes Schreiben verwenden. Eine E-Mail genügt dann möglicherweise nicht.

Ein vollständiges Kündigungsschreiben sollte den Vertrag eindeutig bezeichnen, die Kündigung klar erklären und den Beendigungszeitpunkt möglichst präzise festhalten. Bei einer ordentlichen Kündigung sollten Sie vorsorglich zum nächstmöglichen Termin kündigen, falls die eigene Fristberechnung nicht zutrifft. Bei einer außerordentlichen Kündigung sollten Sie den wichtigen Grund so konkret darlegen, wie es für die Nachvollziehbarkeit erforderlich ist.

• Vollständiger Name und Anschrift des Auftraggebers sowie des Beratungsunternehmens oder Beraters
• Ort und Datum des Schreibens
• Klare Betreffzeile mit Vertragsbezeichnung, Vertragsdatum und gegebenenfalls Projekt- oder Kundennummer
• Unmissverständliche Kündigungserklärung
• Beendigungszeitpunkt oder die Formulierung „hilfsweise zum nächstmöglichen Termin“
• Bei außerordentlicher Kündigung: nachvollziehbare Bezeichnung des wichtigen Grundes
• Bitte um schriftliche Bestätigung des Kündigungszugangs und des Vertragsendes
• Regelungen oder Aufforderungen zu Unterlagen, Ergebnissen, Daten, Zugängen und Schlussabrechnung
• Eigenhändige Unterschrift der vertretungsberechtigten Person, sofern Schriftform gilt oder gewählt wird

Überblick: Kündigungswege beim Beratungsvertrag

Vorlage Schritt für Schritt ausfüllen

1. Vertragsunterlagen bereitlegen: Lesen Sie den Beratungsvertrag einschließlich Nachträgen, Leistungsbeschreibungen und Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Notieren Sie Vertragsdatum, Vertragsparteien, Laufzeit, Kündigungsfrist, Formvorgaben und Besonderheiten zur Übergabe.
2. Vertragsart und Laufzeit prüfen: Stellen Sie fest, ob eine feste Laufzeit, eine automatische Verlängerung oder ein unbefristetes Verhältnis vereinbart wurde. Prüfen Sie insbesondere, ob ein ordentliches Kündigungsrecht während einer Mindestlaufzeit ausgeschlossen ist.
3. Kündigungsart bestimmen: Wählen Sie die ordentliche Kündigung, sofern Sie fristgerecht beenden wollen. Eine außerordentliche Kündigung sollten Sie nur erklären, wenn ein gewichtiger und belegbarer Grund vorliegt.
4. Empfänger korrekt eintragen: Adressieren Sie das Schreiben an die im Vertrag genannte Person oder Gesellschaft. Bei Unternehmen prüfen Sie, ob es eine besondere Empfangsstelle oder eine Vertragsverwaltung gibt.
5. Vertrag eindeutig bezeichnen: Tragen Sie Vertragsdatum, Projekttitel, Aktenzeichen, Kundennummer oder Bestellnummer ein. So vermeiden Sie Zweifel darüber, welches Vertragsverhältnis gekündigt wird.
6. Termin sauber formulieren: Schreiben Sie beispielsweise: „Hiermit kündigen wir den Beratungsvertrag vom [Datum] ordentlich zum [Datum], hilfsweise zum nächstmöglichen Termin.“ Bei fristloser Kündigung verwenden Sie die entsprechende Erklärung und benennen den Grund.
7. Abwicklung festlegen: Fordern Sie die Rückgabe oder Herausgabe Ihrer Unterlagen, Daten, Zugangsdaten und Arbeitsergebnisse an. Bitten Sie um eine prüffähige Schlussrechnung sowie um eine schriftliche Bestätigung des Vertragsendes.
8. Unterschreiben und Zugang sichern: Lassen Sie das Schreiben durch eine vertretungsberechtigte Person unterzeichnen. Versenden Sie es so, dass Sie den Zugang belegen können, etwa durch persönliche Übergabe mit Empfangsbestätigung oder durch einen geeigneten Zustelldienst.